Assistant-e Programmes (H/F)

RESPONSABILITÉS :

Dans le cadre du remplacement d'une salariée en congé maternité, l'Assistant-e programmes met en œuvre certaines activités pédagogiques, opérationnelles et administratives des programmes de formation, dispensés par l'Ecole, en coopération avec les services programmes PGE/MSc et Bachelor, les Chargés de missions et la Directrice des Programmes.
L'Assistant-e programmes apporte son soutien administratif aux enseignants chercheurs chargés de coordonner les modules de formation : élaboration des bulletins de notes, préparation des conseils de classe, vérification des données renseignées dans le système informatique...
La mission comprend les activités suivantes :
• Participer à la planification des modules de formation et des groupes d'étudiants
• Affecter les étudiants aux modules et aux groupes (langues, blocs, spécialisations) dans le respect des programmes et options choisies
• Vérifier et établir les feuilles d'émargement et les absences
• Organiser la tenue des examens finaux et des rattrapages : réservation des salles, convocation des étudiants, organisation de la surveillance et encadrement des surveillants
• Comptabiliser et transmettre les copies des étudiants et leur distribution aux Enseignants-chercheurs après les examens
• Préparer les pré-conseils et conseils de classe semestriels et les jury de diplomation ; rédiger les comptes-rendus des conseils de classe
• Imprimer les bulletins de notes des étudiants et les transmettre à la direction des études qui les intègre dans le process de diplomation
• Renseigner les étudiants et les Enseignants-chercheurs pour toutes demandes opérationnelles et administratives : emploi du temps, absences, groupes, salles d'examens, notes...
• Soutenir et prendre en charge certaines tâches de l'équipe lors d'une surcharge d'activité dans un ou plusieurs programmes concernés.

PROFIL RECHERCHÉ :

Diplômé-e d'une formation BAC+2 ou BAC+3 idéalement en gestion, vous avez idéalement une première expérience dans le domaine de l'enseignement supérieur.
Dans votre travail, vous savez gérer vos priorités et faites preuve d'efficacité et de rigueur. Vous anticipez et êtes réactifs-ves face aux changements. Vous êtes autonome et prenez des initiatives.
Vous appréciez le travail collaboratif et en équipe. Votre écoute, empathie et respect au service des étudiants sera un atout dans votre fonction.
Les compétences requises pour ce poste sont une bonne maitrise du français et de l'anglais (B1/B2) ainsi que des outils bureautiques (Office 365). Vous avez une appétence pour les outils informatiques type ERP (Konosys).